Al món empresarial competitiu modern, totes les organitzacions s’enfronten a nous reptes quant a la productivitat sostenida i la creació de mà d’obra més compromesa. L’obtenció del resultat objectiu en qualsevol organització depèn principalment de la coherència del nivell de productivitat dels empleats.

En l’entorn empresarial actual, cap organització pot exercir els seus nivells més alts de productivitat tret que tots els seus empleats es comprometin a millorar els nivells d’organització de la productivitat. Això significa que els empleats contribuiran al creixement del negoci.

Però, per desgràcia, alguns empresaris solen fallar en el control de la productivitat diària dels seus empleats i el resultat és que el seu rendiment laboral perjudicarà el creixement del negoci i no es podrà detectar i controlar.

Tal cosa arruïnaria la capacitat del negoci per assolir els seus objectius. Però, gràcies a la tecnologia i a les eines de programari per controlar la productivitat dels empleats, les organitzacions no han d'esperar els programes d'avaluació de rendiment dels empleats per a una durada massa llarga per saber com funcionen.

Principals raons per utilitzar el programari de supervisió dels empleats

Els correus electrònics són la principal font d’incompliments de dades de les empreses, ja que els empleats han d’intercanviar informació mitjançant la correspondència empresarial, per la qual cosa és fonamental protegir i fer el seguiment de les dades quan es requereixi complir les lleis HIPAA, les sol·licituds GRAMA i les regulacions FINRA.

Hi ha algunes solucions senzilles de vigilància per correu electrònic disponibles al mercat que us ajudaran a controlar els correus electrònics dels empleats per assegurar-vos que les dades crítiques no es comparteixen de manera intencionada o involuntària. Els programes de control dels empleats inclouen habilitats de seguiment de correu electrònic i més eines per supervisar altres activitats dels empleats mentre fan la seva feina.

Un altre aspecte central del programari de monitoratge dels empleats és la capacitat de comprovar la seva activitat mentre s’utilitzen equips de l’empresa com els ordinadors portàtils i els ordinadors de sobretaula. Aquestes solucions us permetran veure a quins llocs web els vostres empleats accedeixen, quins són els empleats que solen descarregar fitxers i quan es connecten o eliminen unitats USB.

Aquestes eines també us podran alertar quan es busquen paraules clau particulars que requereixin preocupació per part de la vostra empresa i inclouen cerca de feina, cerca de pornografia o cerques relacionades amb contactes competitius.

Les millors eines per controlar el lloc de treball us oferiran un control administratiu que us permetrà bloquejar aquest tipus d’activitats i també restringir l’accés a llocs web inadequats o no assegurats. Podeu utilitzar eines per controlar la feina del vostre empleat per esbrinar què és fins ara un empleat.

Què heu de tenir en compte legalment i tècnicament?

Supervisar els missatges de correu electrònic dels empleats pot semblar una infracció de la privadesa dels empleats, però el Tribunal Suprem dels Estats Units va dictaminar el 2010 que és legal que les organitzacions i les empreses vigilin les accions dels empleats mentre treballen i utilitzen el negoci. 'equipament. Inclou cercadors, ordinadors portàtils, unitats USB i dispositius mòbils. Els programes de control de registres de claus i de captura de contrasenyes es poden utilitzar fins i tot si hi ha alguna controvèrsia ètica sobre el tema del seu ús.

És important recordar que el govern federal no posa restriccions a la vigilància d'Internet dels empleats. D'altra banda, hi ha alguns estats individuals que posen protecció en primer lloc.

Actualment, cada cop són més els Estats que requereixen que els empleats notifiquin als seus treballadors en cas que la seva empresa supervise l’activitat en línia dels empleats i això inclogui pulsacions i correus electrònics. Aquestes notificacions es poden publicar al manual de l'empleat o com a recordatori de correu electrònic.

Mode furtiva i mode transparent

Quan els empresaris utilitzin aquestes eines de control, poden triar l'opció d'utilitzar-les de manera furtiva o transparent.

El mode Stealth també es coneix com a mode silenciós, i això significa que els empleats no poden veure el fet que estiguin fent un seguiment. Els empleats no funcionaran i no seran detectats per eines de control d'alta qualitat.

El mode de vigilància transparent permetrà als vostres empleats veure el programa de vigilància en els seus sistemes. Aquest programari requereix una instal·lació a cada equip individual, inclòs el portal administratiu. Això no serà tan fàcil com el mode furtiu, ja que els administradors hauran de revisar tots els informes de cada sistema per veure com estan els empleats.

Com funcionen les eines de monitoratge?

Les eines de seguiment dels empleats s’han d’instal·lar en diversos sistemes, incloent una estació central en cas que els empresaris vulguin que siguin desapercebuts pels usuaris. Perquè aquest tipus d’eines funcioni correctament, primer heu d’apagar el tallafoc i es tornarà a activar un cop finalitzi el procés d’instal·lació.

D'altra banda, és pràcticament impossible que el programa funcioni sense pedaços i programació addicionals que permetin que el programari de control de PC funcioni al voltant del programa. Això farà un forat al sistema de seguretat i farà que la xarxa sigui vulnerable a tot tipus de programari maliciós, virus, spyware, etc.

Sigui prudent davant els virus disfressats

Hauríeu de ser conscients que hi ha moltes eines de vigilància dels empleats que són virus realment disfressats i, mentre que poden proporcionar-vos funcions de keylogging i captura de contrasenya, també recopilaran les dades que hi ha a les portes i la vendran per incomplir la seguretat de l'organització La majoria de les eines per controlar l’activitat dels empleats poden funcionar al tallafoc, però encara és possible que algunes amenaces passin per no detectades.

Desplegament del programari: núvol i local

Un altre aspecte important a tenir en compte és la manera d’implementar el programari. Local és l’opció més utilitzada i la majoria d’eines l’ofereixen. Això us permetrà allotjar el programa i les dades que recopila al vostre propi servidor. Aquesta solució requereix una mica més de coneixement informàtic i pot trigar més temps a configurar-se. Les solucions en núvol, d’altra banda, són més fàcils de gestionar i es poden configurar més ràpidament que el desplegament local.

Solucions que s’adaptin a les vostres necessitats

El programari per a pares i el programa de control són dues solucions que controlen l’ús d’ordinadors personals. Tots dos estan instal·lats i utilitzats en un sol equip i no representen les mateixes amenaces que les eines de vigilància per correu electrònic, per exemple, que ja hem dit que funcionen al voltant de tallafocs.

El programari de control i el programari parental ofereixen opcions addicionals dissenyades per prevenir ciberatacs i eines per controlar els fills i cònjuges quan entren en línia.

Hi ha moltes empreses que també busquen programari de correu electrònic i aplicacions que controlin els missatges sortints i entrants per a programari espia, virus i troians.

També hi ha un programari de xifrat de correu electrònic que pot salvaguardar les dades personals i la informació crítica quan es transmeten a destinataris de tercers. Aquestes eines faran que les dades sensibles només siguin accedides i utilitzades per persones que realment necessitin la informació, alhora que la mantindran de la forma més segura possible.

A continuació, es detallen els cinc millors suggeriments per supervisar l'activitat dels empleats:

Teramind

Teramind proporciona un programari que racionalitza el procés de recollida del comportament dels usuaris dels ordinadors als ordinadors per tal d’identificar l’activitat sospitosa, supervisar l’eficàcia i l’eficàcia, detectar possibles amenaces i assegurar el compliment de la indústria. La missió de Teramind és reduir les incidències de seguretat proporcionant accés en temps real a les activitats dels usuaris, oferint avisos, alertes, redireccions i bloqueigs dels usuaris per mantenir les empreses i organitzacions el més segures i eficaços possible.

El programari ofereix opcions de desplegament basades en premissa i en núvol per satisfer els requisits de qualsevol organització.

Teramind pot identificar amb èxit quins usuaris tenen més risc per a la vostra empresa analitzant les tendències del seu comportament. Podeu consultar quines polítiques han infringit i després educar-les per tal de prevenir futurs incidents.

Amb aquesta eina, també podeu escriure regles que reaccionin a qualsevol activitat d'usuari observable com ara bloquejar l'enviament d'un correu electrònic o alertar quan s'imprimeix un document en concret. També teniu la possibilitat de gravar i registrar tota l’activitat i la reprodueixen com un vídeo i analitzar metadades de sessió.

Per començar amb el programari, heu de seguir aquests passos:

• Registra't gratuïtament al programari de supervisió d'empleats de Teramind Basic Cloud.
• Instal·leu els agents de control a les màquines que voleu supervisar i decidiu sobre opcions de control complet o parcial.
• Heu de personalitzar cada paràmetre d'alerta i monitorització per adaptar la plataforma a les vostres necessitats.
• Podeu accedir a totes les funcions des de la plataforma del programari per obtenir funcions de control exclusives que milloren tant la seguretat com la productivitat.

HipChat

HipChat funciona molt bé com a eina complementària per a plataformes a l'estil WorkZone. Aquesta és una eina de gestió del temps que és essencialment un missatger instantani creat per a llocs de treball. Podeu utilitzar-lo per configurar sales de xat persistents o comunicació 1-a-1.

Una de les seves funcions més útils és un historial complet de xat i, ara, els empleats que van faltar a una reunió a HipChat ja no hauran d’interrompre algú més per posar-se al dia, només hauran de revisar la sessió i examinar-la ràpidament.

Aquest programari de seguiment del temps és una eina important per comprovar el rendiment diari dels treballadors dels empleats i pot resultar ser una oportunitat per identificar quines estratègies generen més productivitat.

WorkiQ

WorkiQ és una eina que rastreja el comportament informàtic dels empleats i proporciona informes sobre el seu temps dedicat a aplicacions no productives i productives. El quadre de comandament de l’eina proporciona visuals clars que us indicaran quins empleats i implicats activament en el seu treball i quins seran distrets contínuament.

Aquesta eina us ofereix el poder per categoritzar tot tipus d’activitats, per fer un seguiment dels processos a totes les aplicacions i per comparar com els diferents usuaris processen unitats de treball similars. Els taulers de gestió proporcionen els avantatges següents:

• Identificació de conductes poc productives en el moment de l’ocurrència
• Tancament i també un comportament productiu gratificant
• Comparació de la productivitat real dels empleats, inclosa la barreja i la complexitat del maneig dels empleats
• Gestió de treballadors remots
• Identificació dels millors intèrprets per poder reproduir els seus processos al llarg del temps
• Millorar la distribució del treball mitjançant la identificació d’habilitats infrautilitzades o treballadors massa treballats

DeskTime

DeskTime és una aplicació de seguiment de temps senzilla i senzilla que permet augmentar l'eficàcia i la productivitat de la vostra empresa. Amb aquesta eina, podeu supervisar més fàcilment l'activitat diària, les malalties, les hores extres i les vacances dels vostres empleats. Podreu obtenir una visió general del flux de treball del vostre equip. Amb DeskTime podeu fer el seguiment d’aplicacions, URL i també de temps fora de línia i també podeu accedir a dades detallades sobre les maneres en què els vostres empleats usen aplicacions i llocs web i què fan quan no estan en línia.

L’eina ofereix les captures de pantalla d’automòbils i els rastrejadors de velocitat d’activitat que us permetran seguir el temps dedicat a projectes individuals. DeskTime proporciona informació i informes detallats per a la facturació, i podeu utilitzar-lo per personalitzar-lo fàcilment, descarregar i també enviar informes CSV per proporcionar als vostres clients informació més precisa sobre la quantitat de treball i temps dedicats a tots els projectes desenvolupats per l'empresa..

Podeu supervisar equips locals i remots tant des del mòbil com des de l'escriptori, i d'aquesta manera podreu estalviar temps fent una ullada als informes sobre el rendiment de la vostra empresa mentre esteu de viatge. L’equip d’assistència de l’eina està disponible per xat, correu de veu i també per correu electrònic. L'equip de DeskTime segueix els estàndards de seguretat del sector per obtenir la informació personal que es proporciona.

Asana

Asana és una eina que ofereix tasques, projectes, taulers de taula i converses per tal de permetre als equips moure el treball de manera més eficaç des del principi fins al final. Podeu utilitzar-lo per veure el progrés de qualsevol projecte sense programar una reunió d’estat o sense haver d’enviar correus electrònics. Amb aquesta eina, podreu utilitzar camps personalitzats per fer el seguiment de qualsevol cosa que us sigui de gran importància, tant si es tracta d’errors, sol·licitants de feina o derivats.

Podeu organitzar les tasques en llistes o juntes compartides per a totes les reunions, programes i iniciatives. Les seccions i columnes us permetran personalitzar Asana per combinar els vostres fluxos de treball i per afegir estructura a tots els vostres projectes.

Podreu desglossar el treball d’una tasca en parts més petites o dividir el treball entre diversos projectes i quan una sola tasca es converteixi en una iniciativa important i important, podreu convertir-la ràpidament en un projecte.

Els comportaments dels empleats són imprevisibles i amb l’ajuda d’aquestes excel·lents eines podreu augmentar la seva eficiència en el treball i la productivitat global del vostre negoci. Navegueu-la per totes i trieu-ne la preferida segons les vostres necessitats. Garantim l’alta qualitat per a totes les eines de les que hem parlat anteriorment per supervisar l’activitat dels vostres empleats.