La recepció és la cara i la veu de qualsevol organització. Un programari automatitzat de recepció simplifica tot el procés de gestió de visitants. Ja sigui el client, el candidat o el client, per a ells, la recepcionista és el primer punt de contacte amb l’organització. Aquesta és la raó per la qual són igual d’importants per a una empresa igual que la RRHH o el departament de màrqueting.

Per tant, un recepcionista és el principal responsable d’una experiència agradable des del moment en què el client truca o entra a l’organització. Però, gestionar la comunicació cara a cara, en línia i en trucades, tot alhora pot ser estressant.

Tasques d'oficina diverses, com trucar a clients, facturar, programar cites, etc., poden afegir-se a la seva feina ja difícil. És aleshores quan un programari automatitzat de recepció arriba a rescatar.

A continuació, es mostra una llista ràpida d'alguns dels principals sistemes de programari de gestió d'oficines frontals per millorar l'eficiència el 2019.

Quines són les millors eines de recepció automatitzada per a PC?

Solucions empresarials de Vonage

Vonage Business Solutions, disponible com a aplicacions i descàrregues, ajuda a millorar les comunicacions empresarials. Aquest programari de recepció automatitzat basat en núvol es combina sense esforç amb navegadors web, telèfons intel·ligents i productes comercials.

Els sistemes de telefonia comercial Vonage són perfectes per a les empreses de mida mitjana que sintonitzen el seu sistema de telefonia VoIP amb dispositius que funcionen a Internet.

També ajuda les empreses a connectar-se per telèfon, a través de missatges de text o a través de videoconferència estalviant molt de temps per als recepcionistes.

Entre les seves principals característiques figuren l’anunci de trucades, no molestar l’opció o la selecció de l’opció per connectar diferents dispositius en una extensió. Els gestors de comptes poden gestionar trucades a través del portal d'administració i avaluar els enregistraments de trucades, canviar la visibilitat del tauler i molt més.

També poden veure detalls de facturació i arreglar limitacions de marcació al portal. A banda de les solucions d’escriptori, els usuaris també poden descarregar la seva aplicació mòbil per accedir fàcilment. També es pot sincronitzar amb Google, Outlook o CRM.

Preu: a partir de 19, 99 dòlars.

• LLEGIU TAMBÉ: 5 millors programes de programació per mantenir els vostres empleats feliços

GoCanvas

L’entrada de dades i la gestió de contactes són un dels aspectes crucials del personal de recepció. GoCanvas és un dels millors programes de gestió d’oficines que ajuda els usuaris a acabar la seva feina en pocs minuts.

Ofereix funcions potents per a organitzacions, ajudant els usuaris a crear i omplir formularis il·limitats. Com a bonus: els usuaris també poden desar dades il·limitades.

Ofereix una eina d’arrossegament i solapa que permet als usuaris crear les seves pròpies aplicacions mòbils sense cap tipus de codificació ni programació. També permet als usuaris capturar imatges per comprovar eines o controlar rinoceronts en un sol clic.

A més, pot ajudar a confirmar una comanda de vendes simplement obtenint una signatura al telèfon intel·ligent.

Canvas també ajuda amb els càlculs per estimar correctament el preu de la comanda. Què hi ha de més? Manté els usuaris informats sobre l’equip o la ubicació del membre de l’equip amb un seguiment GPS.

Algunes de les seves característiques destacables són l'exploració de codi de barres en un sol clic, l’assimilació perfecta dels pagaments per a mòbils i la càrrega de bases de dades de clients a les altres aplicacions.

Preu: prova gratuïta disponible; la versió a nivell empresarial comença a partir dels 45 dòlars.

LLEGIU TAMBÉ: 5 programes de bord per acollir nous empleats el 2019

Saludable Recepcionista Digital

Greetly Digital Receptionist és una aplicació per fer el registre de visitants que ajuda els usuaris a fer-ho més. L’administració és una part crítica i complexa de qualsevol organització i, senzillament, simplifica el flux de treball amb automatització.

Des de la gestió de la recepció fins a la fixació de reunions o el calendari de viatges, aquest programari ajuda a simplificar tota la tasca múltiple i estalviar temps.

Aquest programari de gestió d’oficines té la intenció d’estalviar diners i augmentar l’eficiència alhora que ofereix un alt nivell de personalització. Funciona en un registre de visitants basat en núvol i sempre està disponible per obtenir més comoditat.

A més, envia alertes instantànies mitjançant un missatge de veu, correus electrònics, missatges de text o mitjançant Slack.

Preu: prova gratuïta de 14 dies disponible; comença a partir de $ 99 / mes.

• LLEGIU TAMBÉ: 4 millors programes de programació per a empleats del restaurant per al 2019

Jive Voice

Jive voice és un altre registre automatitzat basat en núvol i integrat

Aquest programari de recepció s’adapta a diverses empreses de totes les mides. Des de caixes de correu de veu fins a programari de recepció virtual, ofereix una gamma de suites VoIP allotjades. Aquest sistema d'assistència automàtica gestiona i actualitza el sistema telefònic en temps real. Pot fer-ho des d'un dispositiu compatible amb internet mitjançant el lloc web de Jive.

L’editor de pla de marcació visual de l’aplicació ajuda a la configuració del sistema telefònic d’una manera sorprenent. Ajuda a crear programes d’avançament mitjançant un pla de marcació personalitzada que s’activa automàticament un cop ha deixat l’usuari. Els usuaris també poden afegir salutacions personalitzades alhora que els ajuden a afegir la programació de tot el dia alhora.

Una de les seves altres funcions principals és Find Me / Follow Me que permet als usuaris dirigir les trucades entrants a diversos telèfons en un determinat arranjament. Això ajuda els usuaris a construir un flux de trucades exclusius mentre passen a la seva extensió.

Preu: a partir de 19, 95 dòlars.

• LLEGIU TAMBÉ: 5 programes automatitzats de CRM que han de fer servir tots els negocis

Hootsuite

Administrar la recepció no es tracta només d’atendre trucades o de gestionar els visitants. Però, també es tracta de trobar i crear una base de dades de clients i una de les millors maneres de fer avui és mitjançant Social Media.

Sens dubte, Hootsuite és un dels programes capdavanters que ajuda els usuaris a gestionar les seves xarxes socials en un mateix lloc. D’aquesta manera, es dobla com a programari de gestió de la oficina frontal competitiva que ajuda als recepcionistes a fer-se amb els mitjans socials.

El programari està dissenyat per estalviar temps ajudant els usuaris a programar les seves publicacions socials. Els ajuda a mantenir-se actius a les plataformes de xarxes socials en tot moment programant automàticament diverses de les publicacions de tots els comptes socials alhora.

També manté els usuaris actualitzats amb contingut preautoritzat que l’equip pot publicar. Les dades es guarden al fitxer núvol preferit de l’usuari.

Què hi ha de més? També permet als usuaris estimar l'efecte de les promocions en mitjans socials amb informes detallats. A més, els usuaris també poden buscar i filtrar xats de xarxes socials mitjançant hashtags, paraules clau i també ubicació.

Els usuaris poden trobar converses en diversos idiomes. Això els ajuda a obtenir una visió de què parlen els altres sobre la seva marca, etc.

Preu: prova de 30 dies gratuïta disponible; a partir de llavors tindrà un preu de 5, 99 dòlars el mes.

Al contrari de la creença popular, una recepcionista a la recepció té moltes coses per gestionar. Des de la gestió de visitants, assistir a trucades de clients, programar reunions, dinars o itinerari de viatges, fins a la gestió de la base de dades de clients, cal fer moltes coses.

Aquests són alguns dels millors programes de recepció automatitzats que els ajuden a estalviar temps i simplificar les coses. Per tant, comenceu a implementar-les al vostre negoci per augmentar la productivitat.